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今よりも仕事を効率よく進められる自分へ!仕事効率化8つのコツ

なぜか仕事に多くの時間がかかってしまう。余裕がなくてバタバタしている。もっと仕事を効率的に進められるようになりたい……。そんな日々仕事を頑張っているあなたに向けて、今回は『今よりも効率よく仕事を進める方法』について解説!

仕事の効率化ができると、心に余裕ができて視野が広くなります。そうなると、今の自分について客観視できるようになったり、新しいスキルを身に付けられるようになったりと良いことがたくさん!仕事を早く終わらせられると、副業などの時間にも当てられますよね。

マイキャリちゃん
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仕事効率化のTIPSをゲットして、効率よく仕事を進められるようになろう!

仕事の効率が悪い人の特徴【効率がいい人との違い】

忙しいはずなのに仕事を終えるのが早い。仕事の量をこなすのが早くクオリティも高い……。というように「自分より仕事が多いはずなのに仕事を進めるのが早くて、自分より稼いでいるのはなんで!?」と思ったことは少なからずあるはず。

ここでは、仕事を効率化できている人とできていない人の差を理解して、仕事の効率化に活かしていきましょう!

タスクごとに時間配分をしていない

「たくさんある仕事を1つずつしっかりと進めているけど、終わる気配がない…」と感じる人のなかには、タスクごとの時間配分をしていない人が多い傾向にあるかもしれません。

『仕事の1つ1つに対して、何時間で終わらせる』といったような目標時間を決めても、実際に目標時間通りに終わらせるのは難しいと思うかも。しかし、目標時間を決めるのは、「何時までに、このタスクを終わらせる!!」という意識づけをするためにかなり重要。この意識だけで、仕事の効率化につながります。

➡︎解決策は『仕事を効率化させる方法8選 // 1. タスクごとに時間配分をする』をチェック!!

TO-DOを用意していない

忙しいときほど、やらないといけない仕事は山積み。「あの仕事も今日までにやらないといけなかった…!」と、締め切りに追われながら仕事をこなしている人も多いのではないでしょうか。

タスクは、日・週・月ごとにまとめて可視化しておくと、仕事をよりスムーズに進めることができ、効率化につながります。

➡︎解決策は『仕事を効率化させる方法8選 // 2. 翌日のTO-DOリストは前日につくる & 3. ツール・アプリを使って効率化』をチェック!!

集中できる環境が整っていない

仕事をするデスクが散らかっていたり、仕事に必要のないアイテムを置いていたりすると、集中力がなかなか続かず、効率も下げてしまいます。自分のデスクに、雑誌や本、資料などを置いてないでしょうか?身の回りをチェックして、集中しやすい環境づくりをしましょう。

➡︎解決策は『仕事を効率化させる方法8選 // 8. デスクは整理整頓!動線を意識する』をチェック!!

仕事を効率化させる方法8選

ここからは、仕事効率化をするために行いたい8つのTIPSをご紹介します。

1. タスクごとに時間配分をする

仕事をダラダラと進めてしまったり、なかなか集中力が続かなかったりするなら、タスクごとの時間管理を行うのがおすすめ!タスクごとに時間を決めて仕事に取り掛かると『何時までに終わらせないといけない』という気持ちがでてくるため、集中して効率よく仕事をすることができます。

〈時間管理の仕方〉

  1. 1日の始まりに、その日行うタスクを確認
  2. タスクごとに時間を決める(例:企画書10:00〜12:00/2h)
  3. タスクが終わるごとに、かかった時間をチェック
マイキャリちゃん
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スケジュール・タスク管理は『Googleカレンダー』や『Plan』がおすすめ!実際にかかった時間までチェックして、次回のタスク管理に活かしましょう。

2. 翌日のTO-DOリストは前日につくる

わざわざTO-DOリストを作らない、もしくは朝にTO-DOリスト作って仕事に取り掛かるのは、仕事の効率を下げている原因かも。その日に進める仕事内容を頭に入れておくと、重いタスクや簡単に終わるタスクなどを把握できるため、スムーズに仕事を進めることができます。

また、『朝は1日のなかで、1番頭の中がクリアで集中しやすい時間』と言われています。そのため、当日のTO-DOリストを朝一で作っているのはもったいない…!仕事が終わって帰宅する前に、次の日のTO-DOリストを作っておくと仕事の効率化につながりますよ。

マイキャリちゃん
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TO-DOリストは『Googleカレンダー』『Plan』で管理ができます。その他には、『Google ToDoリスト』『メモアプリ』『スティッキーズ(MacOSに搭載)』が便利!

3. ツール・アプリを使って効率化

メモ、スケジュール管理、名刺管理など……。書いている時間、探している時間など、一度にかかるのは数分であっても、1日・1週間に換算すると多くの時間を無駄にしているかもしれません。ツール・アプリでできることは、そちらに移してしまいましょう!

〈便利なツール・アプリ〉

Google カレンダー:スケジュール、TODO、時間を管理。

Plan:スケジュール、TODO、時間を管理。Googleカレンダーと同期可能。

Evernote:メモ、写真・動画・位置情報の記録、タスク管理、名刺管理。

名刺認識:名刺を管理。

Adobe Scan:スマホで写真を撮るだけでPDF化できる。

Slack:チームのやりとりを効率化できる。

ただ、書いたほうが頭に入りやすかったり、ノートに書き込む方がアイデアが浮かびやすかったりすることがあるので、便利だと思うものを使うと◎。

4. パソコンのショートカットキーを覚える

パソコンで仕事をする人は、ショートカットキーを覚えると仕事の効率化につながります。よく使う操作は、ぜひショートカットを覚えてくださいね。

〈Macショートカット〉

コピー:Command + C
ペースト:Command + V
切り取る:Command + X
すべて選択:Command + A
タブ間の移動:Option + Command + 矢印(←・→)
画面の移動:Tab + Control + 矢印(←・→)
検索:Command + F  など

5. スマホの通知はオフにしておく

仕事中すぐにスマホを触ってしまう人は、多いのではないでしょうか?通知がくるたびに、スマホを触っていて、気がつけば15分経っていた…ということが続いていると、集中力は長く続かないし、仕事も効率よく進められませんよね。

オン・オフをしっかりとつけるために、仕事中はスマホの通知をオフにすることがおすすめ!オフにすると、Twitter・Instagram・LINEなどの通知が入ってこないため、仕事に集中することができます。

すぐにスマホを触ってSNSをチェックしてしまう人は、『デスクにスマホを置かない』・『見えないところにスマホをしまう』『電源をオフにする』など、工夫をしてみてくださいね。

6. 朝は重要なタスク・夕方は単純作業をする

朝は、脳がクリアで活発に動く時間だと言われています。そんな朝の時間は、クリエイティブな仕事を行うと◎。脳が疲れてきた夕方に、マニュアルがあったり単純だったりするタスクを持ってくるのがベターです。

7. 昼寝をして頭をスッキリさせる

朝どんなに集中して仕事ができていても、食事をすると眠くなる…という経験は、誰もがしたことあるはず。食事をすると、目を覚ます働きをもつ『オレキシン』というホルモンが抑制されて、眠くなるのだそう。就寝前に空腹だと目が冴えて眠れないのも、オレキシンが関係しているのだとか。

食事をして眠いまま仕事をしてしまうと、頭がボーッとして効率にも影響が出てしまいます。食事のあとは昼寝をすると◎。時間は15-30分がベストです。30分以上になると、深い眠りに入ってしまい、午後の集中力が低下してしまうこともあるので注意。

8. デスクは整理整頓!動線を意識する

気が散って集中できない人は、デスクを整理整頓してみましょう。デスクに仕事に関係ないものが置いてあると、仕事の効率にも悪影響です。

また、動線を意識するのもポイント!いつも使うペンや付箋などが、取りにくい引き出しのなかにあったり、よく使うノートが足元の棚にあったりすると、すぐに取り出せずに効率・集中力を低下させてしまいます。

よく使うものは、デスクの片隅にファイルやトレイを置いて並べるなど、ひと工夫をしてみましょう。

まとめ

ちょっとした工夫で、仕事を効率化することができます。今の自分のワークスタイルを見直して「これできてなかったかも…」ということは、どんどん取り入れていきましょう!

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Kae
大学時代の留学後、7年間老舗メーカーで7年間営業として勤める。20代で頑張ってもお給料の上がらない会社のシステムに疑問を持ち副業スタート。 現在では、バイヤービジネスや女性向けオンラインコミュニティを主催。個人がウェブマーケティングを学び「私らしい働き方」を叶える方法をお伝えしております。 詳しいプロフィールはこちら