みんなのためにと思い仕事を抱えすぎてパンク状態になってしまう。次から次に仕事を依頼され、頼られていると思う反面仕事が溜まって仕方ない・・と苦しんだことはありませんでしょうか。
仕事が断れずに悩んでしまう人の特徴として、「責任感が強い」「断ったあとの自分の評価を気にしすぎてしまう」ことが挙げられます。
しかしこうした特徴がある人も、頼まれた仕事を思い切って断ったり引き受け方をうまくコントロールすることで、ストレスなく目の前の仕事を淡々とこなし成果をあげていくことができます。
今回は、頼まれた仕事の断り方・うまく引き受ける方法についてお伝えします。
そもそも仕事を断った時に失うものって?
仕事が断れないという背景には、どのような心理状況があるのでしょうか。
それは、仕事を断った後に「信頼(職場の人間関係)」や「自分の評価」を失うかもしれないことを恐れているのです。ただしその一方で、自分の身体的/精神的苦痛、労働時間が代償となっていることは忘れてはいけない点です。
効果的な仕事の断り方
ではどのような断り方をすれば、相手を嫌な気をさせず仕事が降ってこないようになるでしょうか。相手に嫌な印象を与えず仕事を断る方法をご紹介します。
1.自分のキャパを超えていることを正直に伝える
どんな人間にもキャパがあり、キャパを超えることを恥ずかしいと思わないこと、そう考えるのが第一です。素直に自分のキャパを超えてしまっていることを伝えましょう。
正直に上司に伝えることで、相当なブラック企業ではない限り、あなたのキャパを考えてうまく仕事が回ってくるようになります。
2.今注力したいことがあることを伝える
ただ理由もなく仕事を断ると、「本当は時間があるのではないか」「引き受けたくないだけではないか」と思われてしまう可能性大。本当は引き受けたいけれど、今他に注力したい仕事があるというスタンスで伝えるのが良いです。
力を割きたい仕事があると伝えると、相手には「前提として他に仕事を抱えていること」「相対的に頼みたい仕事に時間が割けないこと」が暗に伝わります。その代わり、代わりに実施すると伝えた仕事には全力で取り組んだ方がいいでしょう。
3.話しかけられない環境を作る
目の前の仕事に没頭したいときでも、職場の方があなたに話しかけやすい環境だと、つい仕事を頼んでしまいます。
固定デスクなどではない場合に限りますがオフィス内で人の少ない場所で仕事をしたり、リモートワークが可能であればリモートワークを選択するなど、物理的に依頼されにくい空間をつくることがおすすめです。
固定デスクでどうしても席を移動できない場合は、「今は話しかけないでください」ということを周りが一目見てわかるような標識を立てたり、メールなどで事前に連絡しておくといいでしょう。
効果的な仕事の引き受け方
しかし断ることは全てではありません。任される仕事も、引き受け方によっては相手に嫌な思いをさせず自分も苦しくならない方法もあります。
ストレスなく仕事を引き受ける為には、思考を少し切り替える必要があります。ここではどのように思考を切り替えたら良いか、どう行動したら良いかについてお伝えします。
1.全体の成果を考える
仕事が断れない時に頭をよぎるのが「断ったことで評価が下がるのではないか」「パンクしていることが伝わり仕事ができない人間だと思われるのではないか」という思考です。
この時は、全体の成果より自分がどう思われるかに意識が集中してしまっています。仕事を引き受ける時は、全体の成果を考え、その仕事で最大の成果を出すために今自分ができることは何か?を考えるとシンプルです。
逆にできないことや苦手なことは分担して誰かに依頼するといいでしょう。そうすると自分ができることだけにフォーカスされるので、必要以上に仕事を抱えることもなくなります。
2.キャパを把握して伝える
あらかじめ自分のキャパを把握しておくことはとても大事です。「週●時間ほどであればOK」、「●日までの納期でしたら可能です」など、こちらから伝えられるとベスト。
自分のキャパ範囲内で仕事が終わることに加えて、自分が言ってしまったがゆえ、必然的に仕事を納期内に終わらせることができスキルアップできるという副次効果もあります。
3.人に相談する
受けてしまった仕事を断りきれずパンクしそう・・そんな時は、信頼でき、なおかつ仕事ができる上司に相談してみることをおすすめします。人に相談すると自分一人では気づけなかった、全く別の視点が見つかるかもしれません。
具体的な対応策を教えてもらえるかと思いますので、自分一人の考えに固執せず、アドバイス通り進めてみましょう。
4.即答しない
「仕事を引き受けられるか??」と聞かれて瞬時に「できます」「大丈夫です」と答えてしまう人は要注意。無意識のうちにできる人だと思われたい、できない自分だと思われたくないと考えるがゆえ、自分のキャパを超えて実行すると即答してしまうからです。
一度請け負った仕事を後からできないと伝えるのは印象が悪いです。そのため、できるだけ「お願いしていいかな?」というキーワードが出たら、一息つく癖をつけましょう。また、意識してじっくり考えてみることも得策です。
即答しないと癖づけると思考が落ち着き、冷静な判断ができるようになります。「いつ頃回答が必要ですか?」「この仕事の納期はどれくらいですか?」と一旦冷静に受けとめると、次に打つ手が見えるかもしれません。
まとめ
仕事ができるがゆえ、任される仕事が多くなりすぎるのは嬉しい悲鳴です。仕事を依頼された時にうまく断り、できる部分だけ引き受けるようになると、自分にとっても周りにとってもいい効果があります。あなたの能力を最大限職場で活用するために、参考にしてみてください。
